Beginnen met MatchXL

Wat is MatchXL

MatchXL verzamelt elke dag de opdrachtaanvragen van tussenbureaus, aanbestedingsplatforms en klanten (tien bronnen, plus wat er handmatig wordt ingevoerd) en legt die naast de profielen van de ArchiXL-consultants. Voor elke aanvraag die bij ArchiXL past, stelt het een paar kandidaten voor, met een score en een onderbouwing.

Dat zijn suggesties. Een beheerder beoordeelt ze, en er gaat niets naar een opdrachtgever zonder dat er met jou is overlegd. De app vervangt dus niemand; hij zorgt dat een passende aanvraag niet ongezien voorbijgaat.

Twee woorden houden we uit elkaar. Getoetst (MatchXL) is wat de app doet: elke aanvraag krijgt van het taalmodel een score en een oordeel (kansrijk, twijfel, niet passend). Wat een mens doet staat op twee plekken. De vacature heeft vier standen: nieuw (nog geen behandelaar), in behandeling (een beheerder heeft hem opgepakt), niet voor ons (wij laten hem lopen, met de reden) en afgerond. De kandidaat heeft zijn eigen stand, en die zegt wie wat besliste: suggestie, geselecteerd, voorgesteld (bij het bureau, of rechtstreeks bij de klant), voorgesteld bij klant (het bureau heeft je doorgezet), op gesprek, gekozen, en de afwijzingen: door behandelaar, door bureau, door klant of door consultant (dat is jouw eigen “niets voor mij”). Bij de vacature staat als badge hoeveel kandidaten uitstaan of dat de opdracht binnen is; dat volgt uit de kandidaten.

De eerste keer

1. Akkoord geven. Onder Mijn profiel lees je waarvoor je CV wordt gebruikt en zet je een vinkje. Zonder dat vinkje doet de app niets met je gegevens.
2. CV. Meestal is je CV al ingelezen door een beheerder; dan staat je profiel klaar. Zo niet, upload het zelf (Word, PDF of tekst). Persoonsgegevens gaan er op de server uit; daarna maakt het taalmodel er een profiel van: rollen, expertise, sectoren, werkervaring, opleidingen, projecten.
3. Profiel nalopen op actualiteit. Het profiel staat op Mijn profiel in bewerkbare blokken. Wat daar staat komt op het gegenereerde CV én bepaalt waarop je wordt gematcht, dus een verbetering werkt meteen door. Kijk vooral of je recente projecten erin staan, en naar Waarop we matchen: staat daar een term die niet bij je past, haal hem weg.
4. Karakteristieken en citaat. Die maakt het model niet; vul ze zelf in. Ze staan in de blauwe kolom van het CV. Vier korte karakteristieken en, als je die hebt, een aanbeveling van een opdrachtgever.
5. Contactgegevens. Mobiel, e-mail en woonplaats komen op het CV. Ze staan los van het profiel en gaan nooit naar het taalmodel.
6. Beschikbaarheid invullen. Zie hieronder. Zonder beschikbaarheid krijg je geen matchberichten.

Heb je later een nieuwer CV, kies dan Samenvoegen met profiel: alles wat in je profiel staat blijft staan, en wat nieuw is in het CV komt erbij. Beide staan op Mijn profiel in het blok Profiel vullen, achter de knop Inlezen. Geen CV bij de hand? Onder LinkedIn toevoegen in hetzelfde blok upload je de PDF die LinkedIn van je profiel maakt (op je profiel: Meer → Opslaan als PDF), of je plakt de tekst van je profielpagina. Daar maakt de app een eerste profiel van, of vult het bestaande aan. Opnieuw importeren begint van voren af aan en overschrijft alles behalve karakteristieken en citaat.

Welke mail je krijgt

• Een uitnodiging, eenmalig, met een link waarmee je een wachtwoord kiest. De link is zeven dagen geldig en werkt één keer.
• Een matchbericht als er een aanvraag is die bij je profiel en beschikbaarheid past. Bovenaan staat wat MatchXL gevonden heeft en hoe je op de beste scoort; per aanvraag lees je titel, opdrachtgever, deadline, in het kort waar de uitvraag over gaat, en in één zin hoe je kansen liggen. De sterktes en hiaten per punt staan op de aanvraagpagina achter de link. Meerdere matches op een dag komen in één mail. Je krijgt dit alleen als je beschikbaarheid is ingevuld en je niet op bezet staat; partners krijgen geen matchberichten, zij worden door de beheerders rechtstreeks benaderd.
• Een herstellink als je die zelf aanvraagt omdat je je wachtwoord kwijt bent; 24 uur geldig.

Meer is het niet. Wil je geen matchberichten, dan zet je dat uit onder Mijn profiel → Beschikbaarheid; je manager ziet de match dan nog wel. Als je een bericht krijgt, wordt er iets van je gevraagd: zie Als er een match is.

Hulp: stel je vraag

Onder Hulp in het menu stel je een vraag in gewone taal over hoe MatchXL werkt: “hoe zet ik mijn beschikbaarheid op bezet”, “wat is een CV op maat”. De hulp zoekt in deze handleiding en toont de passages die het best bij je vraag passen. Alles blijft binnen MatchXL: er komt geen taalmodel of andere dienst aan te pas.

De hulp weet niets over personen, aanvragen of profielen. Een vraag met de naam van een collega, een e-mailadres of een nummer krijgt geen resultaat; daarvoor is een beheerder. Wat je vraagt staat in het auditlog, zodat te zien is waar de handleiding tekortschiet.

Vragen

Werkt iets niet, valt je iets op, mis je iets, of moet er iets echt anders? Zet het onder Wensen in het menu, als melding (bug of onvolkomenheid), opmerking, wens of eis. Een schermafbeelding erbij helpt: plak hem in het tekstvak (Cmd/Ctrl+V) of sleep hem erin. Een beheerder pakt het op en zet de status; iedereen ziet de lijst en kan reageren, en wie in een gesprek zit krijgt een mail bij een nieuwe reactie.

Klopt er iets niet in je profiel, komt een mail niet aan, of twijfel je wat een match betekent? Stuur een bericht aan een beheerder van MatchXL: degene die je heeft uitgenodigd, of de afzender van de aankondigingsmail.

Hoe MatchXL in elkaar zit

Handig voor beheerders, en voor iedereen die wil weten waar zijn gegevens staan. MatchXL is één applicatie met één database op één server. Aanvragen komen binnen van de crawler of met de hand; de app toetst ze, ontdubbelt ze en legt ze naast de profielen. Een mens beslist wat ermee gebeurt.